GDPdU

Information für alle Händler und Gastronomen im Bar oder EC Geldgeschäften

“GDPdU­konform” und “wir brauchen ne neue Kasse” haben vielleicht schon einige von Ihnen gehört. Doch was GDPdU allgemein und insbesondere für ihr Geschäft bedeutet, wissen die wenigsten. Damit sich das ändert, haben wir hier die wichtigsten Eckdaten für Sie zusammengefasst:

GDPdU – eine einfache Erklärung

Der Begriff GDPdU bedeutet “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”. Oder einfacher und einprägsamer: “Gib dem Prüfer Deine Unterlagen”.

Bereits seit dem 01.01.2002 müssen Betriebe alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren. Am 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben veröffentlicht, in dem die Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich verschärft wurden. So ist z.B. eine Verdichtung der Daten, das heißt eine Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages­ oder Monats­Z­Bericht, unzulässig.

Was bedeutet das für die Daten aus Ihrer Kasse?

Für alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem (Registrierkasse, POS = Point of Sale, EPOS
= Electronic Point of Sale) erstellt worden sind, gilt:

  • Jede Einnahme und Ausgabe ist einzeln aufzuzeichnen
  • Aufbewahrung aller Einzeldaten für die Dauer von 10 Jahren
  • Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein
  • Die erforderlichen Organisationsunterlagen, z.B. Handbücher, Bedienungs­ und Programmieranleitungen, sind historisiert vorzuhalten
  • Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen
  • Es ist der Nachweis zu führen, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden
  • Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages­ oder Monats­Z­Bericht) ist unzulässig
  • Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form (“Z­Streifen” oder “Journal­Streifen”) unzulässig.

Ab wann gilt das Gesetz?

Bereits seit dem 1. Januar 2002 haben die Behörden Anspruch auf Herausgabe der Daten in elektronischer Form. Ab 2016 wird es zum “Gesetz für Alle”.

In einer Übergangsfrist bis zum 31.12.2016 wird bei älteren Systemen, denen die technische Voraussetzung zur Umsetzung fehlt, der Einsatz nicht beanstandet werden. Dafür gelten weitere Voraussetzungen, die mit den Finanzbehörden und Steuerberatern abgeklärt werden müssen.

Um Welche Dokumente geht es?

Grundsätzlich müssen die Unterlagen der Finanz­, Anlagen­ und Lohnbuchhaltung bereitgehalten werden. Zu den steuerlich relevanten Daten zählen demnach auch Journaldaten, Auswertungsdaten (Berichte), Programmierdaten und Stammdatenänderungen.
Details der Betriebsbuchführung (“Kosten­ und Leistungsrechnung”) oder des Controllings gehören dagegen normalerweise nicht zum Prüfumfang.

Für wen gilt es?

Der neuen digitalen Aufbewahrungspflicht unterliegen alle Unternehmer, die mit Hilfe von PC­Kassen, mit einer PC­verbundenen Registrierkasse oder mit sogenannten “aufrüstbaren” Registrierkassen Rechnungen/Kassenbons erzeugen, die mindestens die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung erfüllen. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die lediglich eine Einnahme­Überschuss­Rechnung erstellen, sind betroffen und zwar dann, wenn sie elektronische Auftragsverwaltungen, Fakturierungs­ oder Buchhaltungsprogramme einsetzen oder mit dem Computer andere steuerlich relevante Unterlagen erzeugen, empfangen und bearbeiten.